Verificares a tua caixa email depois de estar fora do escritório pode ser horripilante. Estas dicas podem diminuir o ‘horror’.

As férias podem ajudar a reduzir o stress do trabalho, mas esse sentimento de felicidade não dura muito tempo. Uma pesquisa da American Psychological Association descobriu que os benefícios do tempo se dissipam em poucos dias. Talvez estejas a enfrentar a realidade da caixa de email a transbordar?

Do ser proativo ao arranjar o tempo quando voltares, estas dicas podem ajudar-te a lidar com a tua caixa de entrada com mais eficiência:

ANTES DE SAÍRES

Mantêm o trabalho em movimento na tua ausência com uma resposta automática (vídeo abaixo) que direciona as questões para outras pessoas que podem resolvê-lo. Isto limitará o tamanho do teu backlog.

ENQUANTO ESTIVERES FORA

Algumas pessoas gostas de ver o e-mail no meio de férias para esclarecer tópicos que só precisam de uma resposta simples, e não há problema com isso, mas uma ressalva: faz isso fora de horas, de forma a que as tuas respostas tenham menor probabilidade de desencadear follow-ups ou chamadas telefónicas imediatas.

Durante os tempos de pausa, como esperar no aeroporto ou nas primeiras horas da manhã antes dos planos de férias, faz uma triagem na tua caixa de entrada limpando as mensagens que não são importantes, como newsletters ou e-mails nos quais estás em Cc.

QUANDO VOLTARES

Quando voltares de férias, reserva um tempo para te pores em dia. Pode ajudar marcares uma reunião com a tua equipa em vez de teres que percorrer os tópicos de e-mail.

Desta forma, podes comunicar e saber tudo o que aconteceu enquanto estavas fora. Pede-lhes para criar listas de tópicos para facilitar a conversação focada.”

Também podes criar um “espaço para organizar o e-mail” na tua agenda. Coloca-a no teu calendário antes de saíres para que não tenhas reuniões à tua espera antes de te conseguires organizar quando voltares.

Começa por excluir o lixo. “É provável que alguns dos e-mails da tua caixa de entrada já não sejam relevantes, especialmente se estiveste um longo período de tempo fora, então analisa e determina o que precisas ler e entender. Há que priorizar respostas.

Ganha um pouco de tração ao lidar com e-mails que exigem o mínimo de atenção. Estes e-mails de resposta rápida ajudam a ver a caixa de entrada a passar de três dígitos para dois dígitos, o que, por sua vez, ajuda os níveis de stress a diminuir.

Alguns provedores de serviços de email, como o Gmail e o Outlook, têm uma opção de resposta automática que pode ajudar a acelerar o tempo de envio de respostas de natureza semelhante.

Em seguida, concentra-te nos e-mails de nível médio que podem exigir um pouco mais de reflexão, mas não exigem reuniões, pesquisas ou acompanhamentos adicionais. Termina com os e-mails de longo prazo — as mensagens que podem ficar na tua caixa de entrada por um tempo até que as respostas possam ser determinadas. Se não quiseres que estas fiquem na tua caixa de entrada, usa uma ferramenta como o Boomerang para Gmail para fazê-los ressurgir numa data posterior.

Pode ser tentador gastar muito tempo com email, mas está ciente do valor do teu tempo. O e-mail pode ser um grande desperdício de tempo. Pensa se o seu tempo seria melhor gasto mergulhando no trabalho no teu primeiro dia de regresso, em vez de gastares tempo a ver o e-mail.

Fonte: Fast Company